PRIVAATSUSPOLIITIKA

Isikuandmete töötlemise põhimõtted Valgjärve Vallavalitsuses (privaatsuspoliitika)

1. Isikuandmete töötlemise eesmärk, ulatus ja viis

Valgjärve Vallavalitsus  kui ametiasutus (edaspidi vallavalitsus) töötleb isikute andmeid seaduse ja nende alusel antud õigusaktidega kohalikule omavalitsusele ja tema asutustele pandud ülesannete täitmisel ja täitmiseks. Isikuandmete töötlemisel lähtume Isikuandmete kaitse seaduse ning Andmekaitse Inspektsiooni juhistega isikuandmete töötlemisele sätestatust.

2. Peamised isikuandmete töötlemisega seotud ülesanded

2.1. Vallavalitsus töötleb isikuandmeid ainult siis, kui seadus näeb vastava õiguse avaliku ülesande täitmiseks ette. Isikuandmeid võib vallavalitsus töödelda ka isiku enda algatustaotluse, märgukirja või  pöördumise alusel.  

2.2. Isikuandmeid, mida isikud on avaldatud kohaliku omavalitsuse või riigi registrites (nt nimi, aadress, e-posti aadress, telefon) kasutab vallavalitsus asjade menetlemises ja isikutega  suhtlemises - kirja saatjale vastamiseks, õigus- või haldusakti edastamiseks ning haldus- või väärteomenetluses täiendava teabe saamiseks vajaliku informatsiooni taotlemisel kirja adressaadiga kontakti saamiseks.

2.3. Isikuandmetega dokumente säilitatakse vastavalt vallavalitsuse dokumentide loetelus märgitud säilitustähtajale. Säilitustähtaja ületanud dokumendid kuuluvad hävitamisele. Statistikat, analüüse ja asutuse tegevuse kokkuvõtteid avaldatakse umbisikuliselt, isikunimesid ja kontaktandmeid kasutamata.

3. isikuandmete ja eraelulise teabe töötlemine

3.1. Vallavalitsus täidab avaliku võimu ülesandeid kohalikul tasandil. Lähtudes isikuandmete kaitse seadusest töötleb vallavalitsus andmeid vaid ulatuses, mis on vajalik talle pandud avalike ülesannete täitmiseks.

3.2.  Avaliku teabe seadus näeb ette, missuguse osa dokumentidest ja teabest on kohalikul omavalitsusel  kohustus internetis avaldada või muul viisil igaühele kättesaadavaks teha. Seadused on isikuandmete ja eraelu puudutava teabe menetlemiseks ja töötlemiseks näinud ette kitsendused. Vallavalitsus kogub ja töötleb isikuandmeid ja isikute eraelu puudutavat teavet vaid oma seaduslike ülesannete teostamise käigus. Vallavalitsuse sisemises töökorralduses tuleb toimida viisil, mis eraelu võimalikult vähe riivab ning avaliku teabe seaduses asutusesiseseks teabeks tunnistatud isikuandmed ei satuks kolmandate isikute valdusse.

3.3. Vastavalt isikuandmete kaitse seadusele on õigus igaühel tutvuda tema kohta kogutud isikuandmetega ning teada saada, millises ulatuses ja eesmärgil on teda puudutavaid isikuandmeid töödeldud. Kui isiku andmed on muutunud või muul põhjusel ebatäpsed, siis on isikul õigus nõuda vastavate paranduste sisseviimist.

3.4. Kui isiku hinnangul vallavalitsus on kogunud või kasutanud tema andmeid ebaseaduslikult või ei väljasta isikule tema kohta käivaid andmeid, siis on tal õigus pöörduda vastavasisulise kaebusega Andmekaitse Inspektsiooni või kohtu poole.

4. Isiku andmete avalikkusele kättesaadavaks tegemine

4.1. Isikuandmed avalikustatakse ainult juhul, kui avalikustamise kohustus tuleneb seadusest. Eraisikute kirjad (nii saabunud kui ka välja saadetud) registreeritakse vallavalitsuse elektroonilises dokumendiregistris Amphora. Dokumendiregistrile on kõikidel juurdepääs valla veebilehelt www.valgjarve.ee

4.2. Eraisiku poolt vallavalitsusele saadetud e-kirjadel kuvatakse dokumendiregistri avalikus vaates ainult saatva isiku nime initsiaalid.

4.3. Paberkandjal saadetud kirja isikuandmeid dokumendiregistri avalikus vaates ei kuvata. Kirja sisu avalikustamise otsustab ametnik kirja registreerimisel.

4.4. Asutuse, organisatsiooni või ettevõtte saadetud kirjast kuvatakse dokumendiregistris nii saatva asutuse kui ka saatja nimi. Vajadusel sisu kaitstakse juurdepääsupiiranguga.

4.5. Kirja saatja võib saadetavas kirjas avaldada, et ei soovi kirja sisu avalikustamist  dokumendiregistris.

4.6.  Üldjuhul väljastatakse vastused kirjadele vallavalitsusest e-kirjaga. Eraisikule saadetav  vastuskiri ei ole dokumendiregistris  nähtav. Nähtavad on vaid avalikkusele suunatud vastuskirjad.

5. Volikogu määruste ja otsuste ning vallavalitsuse määruste ja korralduste avalikustamine

5.1. Vastavalt kohaliku omavalitsuse korralduse seaduses sätestatule  avalikustatakse vallavalitsuse ja volikogu määrused Riigi Teatajas. Määrused jõustuvad  kolmandal päeval pärast nende avalikustamist kui määruses pole märgitud hilisemat kuupäeva.

5.2. Volikogu üksikotsuse ja vallavalitsuse korralduse sisu avaldatakse dokumendihaldussüsteemis Amphora vaid juhul kui see on suunatud avalikkusele või see puudutab suuremat hulka isikuid.

5.3. Vastavalt Haldusmenetluse seadusele on vallavalitsusel õigus dokumendi resolutiivosa (dokumendi osa, millega kedagi kohustatakse midagi tegema) avaldada väljaandes "Ametlikud Teadaanded" või ajalehes. Dokumendi resolutiivosa avalikustatakse, kui

a) dokument on vaja kätte toimetada enam kui sajale isikule;

b) puuduvad andmed menetlusosalise aadressi kohta või kui menetlusosaline ei ela teadaoleval aadressil ja tema tegelik viibimiskoht ei ole teada ning dokumenti ei ole muul viisil võimalik kätte toimetada;

c) haldusakt on vaja avalikult teatavaks teha.

6. Protokollide avalikustamine

6.1. Kohaliku omavalitsuse korralduse seadus kohustab omavalitsust avalikustama volikogu ja vallavalitsuse protokollid. Avalikustamisele kuuluvates protokollides isikuandmeid ei kuvata, vajadusel kasutatakse isikunimede asemel initsiaale.

6.2. Kui protokoll sisaldab  asutusesiseks kasutamiseks mõeldud teavet, siis  protokoll avaldatakse vaid avalikustamisele kuuluvas osas.

7. Isikuandmete edastamine kolmandatele isikutele, sealhulgas teistele asutustele 

7.1. Eraisikutele edastatud või eraisikutelt saadud kirjad (dokumendid) on  juurdepääsupiiranguga, kui  isikute kirjad sisaldavad nende saatja või saaja elukohaandmeid, telefoninumbrit, e-posti aadressi jm.  Eelloetletud andmeid loetakse isiku eraelu puudutavaks teabeks ning need ei kuulu kolmandatele isikutele avalikustamisele (v.a kui isiku nime või kontaktandmeid on kasutatud juriidilise isiku või asutuse esindajana). Muu kirjas märgitud teabe osas sõltub juurdepääsu piiramine dokumendi sisust. Võimalikud juurdepääsupiirangute alused sätestab Avaliku teabe seaduse § 35.

7.2. Isikuandmeid sisaldava dokumendi on  vallavalitsus kohustatud  väljastama asutusele või isikule, kellel on  seadusest tulenev õigus seda küsida (nt kohtueelne menetleja, kohus, järelevalveasutus jms).

7.3. Kui vallavalitsusele saadetud kirjale vastamine ei kuulu vallavalitsuse pädevusse, siis edastab vallavalitsus selle vastavale asutusele, informeerides sellest ka kirja saatjat.

7.4. Vastavalt isikuandmete kaitse seadusele, avaliku teenistuse seadusele on vallavalitsuse, vallavolikogu ja nende moodustatud komisjonide liikmed nii volituste ajal kui ka pärast volituste lõppemist ning vallavalitsuse teenistujad nii teenistussuhte ajal kui pärast selle lõppemist kohustatud hoidma salajas teiste inimeste perekonna- ja eraellu puutuvaid andmeid ning muud konfidentsiaalsena saadud informatsiooni. Kui omavalitsusorgan või komisjon ei vaja seisukoha andmiseks või otsustamiseks isikuandmeid, edastab vallavalitsus dokumendid organi liikmetele isikuandmeteta või muu konfidentsiaalse teabeta.

7.5. Haldusmenetluse seadusele tuginedes võimaldatakse haldusmenetluse menetlusosalistel toimiku ja dokumentidega tutvuda vallavalitsuses ametiisiku juuresolekul. Ametiisik peab tagama, et dokumentidega tutvumisel ei avaldata teiste menetlusosaliste eraelu puudutavaid andmeid.

7.6. Eriseadustest tulenevalt on vallavalitsusel teatud asjades kohtuvälise menetleja õigused. Väärteomenetlust reguleerib üksikasjalikult väärteomenetluse seadustik koos kriminaalmenetlus seadustikuga. Menetlusosaline ja tema esindaja saavad materjalidega tutvuda menetlusseadustikes ettenähtud korras. Väärteoteate esitaja saab materjalidega tutvuda teabenõude esitamisega, arvestades kehtestatud juurdepääsupiiranguid. Väärteoteate esitaja andmed avaldab vallavalitsus teistele menetlusosalistele, ulatuses, mis on menetlusseadustikes ette nähtud ning asja lahendamiseks vajalik. Väärteomenetluses ei tagata tunnistaja anonüümsust korruptsiooni vastase seaduse alusel korruptiivsest teost teatamisel ja lastekaitsega seotud ülesannete täitmisel.

7.7. Jõustunud väärteootsused registreeritakse ka Karistusregistris. Ligipääs karistusregistrisse on piiratud, päringuid saab tehakaristusregistri seaduse 3. peatükis sätestatud korras.

8. Õigus tutvuda enda andmetega

8.1. Igaühel on õigus küsida vallavalitsuselt enda kohta käivaid isikuandmeid ning teavet ning õigus tutvuda kõikide tema kohta kogutud andmetega. Seda õigust võib piirata üksnes seaduse alusel.

8.2. Lähtuvalt isikuandemete kaitse seadusest on igal isikul õigus saada teada:

a) milliseid isikuandmeid tema kohta vallavalitsuses kogutakse ja on kogutud;

b) millisel eesmärgil ning millisele seadusele või muule õigusaktile tuginedes tema andmeid töödeldakse;
c)  millistele isikutele või asutustele on tema isikuandmeid edastatud.

8.3. Andmete töötlemise kohta on vallavalitsuselt võimalus saada informatsiooni või tutvuda andmetega, mida isiku kohta on kogutud, järgmiselt:

a) pöörduda vallavalitsuse poole suulise järelepärimisega telefonitsi või ametniku vastuvõtule;

b) esitada kirjalik taotlus (Kooli tee 5, Saverna küla, Valgjärve vald, Põlvamaa 63418; e-post: vald@valgjarve.ee );

c) tutvuda isikuandmete või registriandmetega vallavalitsuses kohapeal.

8.4. Surnud isiku andmeid on õigus taotleda pärijal, surnu abikaasal, surnu vanematel ja vanavanematel, lastel ja lastelastel ning õel või vennal.

8.5. Isikuandmete väljastamiseks peab andmete väljastaja olema veendunud, et tegemist on  selle isikuga, kellel on õigus vastavaid andmeid saada. Seetõttu peab andmete taotleja vajadusel oma isikusamasust või andmete taotlemise õigust tõendama. Kui telefoni teel tehtud päringu puhul ei ole ametnikul võimalik veenduda, et andmeid küsib õigustatud isik, on ametnikul õigus paluda taotluse esitamist kirjalikult koos vajalike tõenditega.

8.6. Lähtuvalt isikuandmete kaitse seaduses väljastab vallavalitsus nõutavad isikuandmed või põhjendab andmete väljastamisest või teabe andmisest keeldumist taotluse saamise päevale järgneva viie tööpäeva jooksul. Olenevalt taotletavatest andmetest võib eriseadus isikuandmete kohta teabe ja isikuandmete väljastamise korra suhtes näha ette erandi.

8.7. Taotlejale väljastatakse tema isikuandmetega seotud väljatrükid või juhendatakse isik avalikustatud teabe juurde. Taotlus rahuldatakse viie tööpäeva jooksul nõuetekohaselt esitatud taotluse registreerimisele järgnevast tööpäevast. Kui taotlust on vaja täpsustada või kui teabe väljaselgitamine on aeganõudev, võib vallavalitsus taotluse rahuldamise tähtaega pikendada kuni 15 tööpäevani. Tähtaja pikendamisest koos põhjendustega teavitatakse taotluse esitajat.

8.8. Vallavalitsus keeldub dokumentidega koha peal tutvumise võimaldamisest ja väljavõtete või teabe väljastamisest juhul, kui see võib:

a) kahjustada teiste isikute õigusi ja vabadusi, eraelu puutumatust või isikuandmete kaitset;
b) takistada kuriteo tõkestamist või kurjategija tabamist või raskendada tõe väljaselgitamist kriminaalmenetluses;
c) ohustada lapse põlvnemise saladuse kaitsmist.

8.9. Riiklikest registritest, millesse andmeandja on vallavalitsus saab iga isik  enda kohta käivaid andmeid kontrollida ka riigiportaali www.eesti.ee e-teenuse (rubriik "Kodanikule") kaudu.

8.10. Igal isikul on õigus nõuda enda või oma esindatava (eestkostetava) ebaõigete isikuandmete parandamist. Paranduste tegemine toimub vastavate dokumentide või tõendite alusel.  Asjakohase teabe võib edastada kas asja menetlevale või menetlenud ametnikule või vallavalitsuse  e-posti aadressil vald@valgjarve.ee või aadressil Kooli tee 5, Saverna küla, Valgjärve vald, Põlvamaa 63418).

8.11. Kui isikuandmete töötlemise nõue ei tulene seadusest, kuid vallavalitsus vajab neid näiteks konkurssidele esitamiseks, peab vallavalitsus isikuandmete töötlemiseks küsima isikutelt  kirjaliku nõusoleku (vt isikuandmete kaitse seaduse § 12).

8.12. Kui ametiasutusel ei ole Teie isikuandmete kasutamiseks enam (nt andmete säilitamise tähtaeg on lõppenud) seaduslikku alust, kuid Te leiate, et andmete töötlemist jätkatakse, võite nõuda andmete kasutamise lõpetamist või andmete kustutamist.